Braucht mein Unternehmen einen KI-Beauftragten (AI Officer)?

Was der EU AI Act verlangt

Für Unternehmen, die KI nutzen, kommt es auf Art. 4 der KI-Verordnung an. In der seit dem KI-Omnibus geltenden Fassung heißt es: „Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind […].“ Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen Sie ausdrücklich nicht garantieren.

Von einem KI-Beauftragten steht dort nichts. Die EU-Kommission beantwortet in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz (aktualisiert am 27.07.2026) die Frage, ob ähnlich wie bei der DSGVO ein „AI Officer“ nötig ist, mit Nein: Für Art. 4 ist keine bestimmte Governance-Struktur vorgeschrieben. Auch ein Zertifikat braucht es laut Kommission nicht. Die Bundesnetzagentur, in Deutschland die zentrale Aufsicht für die KI-Verordnung, zählt „die Einführung eines KI-Beauftragten“ ausdrücklich zu dem, was nicht vorgeschrieben ist, ebenso wie externe Zertifizierungen oder standardisierte Trainingsmaßnahmen.

Ein Bußgeld für Verstöße gegen Art. 4 gibt es in Deutschland nicht. Untätig bleiben sollten Sie trotzdem nicht. Nach Einschätzung der Bundesnetzagentur kann fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden, insbesondere wenn dadurch ein Schaden entsteht. Dokumentieren Sie Ihre Maßnahmen deshalb nachvollziehbar.

Was Sie ohne KI-Beauftragten brauchen

Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe sind diese vier Maßnahmen ein guter Ausgangspunkt.

1. Eine kurze Schulung für jede Rolle. Wer KI nutzt, lernt Möglichkeiten, Grenzen und Regeln für die eigene Aufgabe. Der Vertrieb braucht dabei andere Beispiele als die Buchhaltung.
2. Eine KI-Richtlinie, also ein kurzer Nutzungsleitfaden. Er nennt die freigegebenen Tools und die erlaubten Daten und legt fest, dass Ergebnisse vor der Weitergabe nach außen geprüft werden.
3. Eine einseitige Dokumentation, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde und welche Tools freigegeben sind.
4. Firmenkonten in Business-Tarifen mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, damit Kundendaten nicht in privaten Konten landen.

Diese Maßnahmen kann eine Person koordinieren. Einen offiziellen Titel oder eine eigene Stelle braucht es dafür nicht.

KI-Beauftragter und Datenschutzbeauftragter

Die beiden Rollen werden oft verwechselt, denn beim Datenschutz gibt es tatsächlich eine Pflicht zur Benennung. In Deutschland braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten unter anderem dann, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG). Unabhängig von der Größe gilt die Pflicht zum Beispiel, wenn Verarbeitungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern.

Der Datenschutzbeauftragte kann die KI-Rolle grundsätzlich mit übernehmen, denn die DSGVO erlaubt weitere Aufgaben. Diese dürfen aber nicht zu einem Interessenkonflikt führen (Art. 38 Abs. 6 DSGVO), etwa wenn dieselbe Person KI-Tools auswählt und ihren Einsatz anschließend selbst datenschutzrechtlich überwacht. Einbinden sollten Sie den Datenschutz bei KI-Fragen ohnehin; das empfiehlt auch die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden.

Wann ein fester KI-Ansprechpartner trotzdem sinnvoll ist

Auch ohne Pflicht ist es gut, wenn jemand zuständig ist. Sobald mehrere Menschen im Betrieb KI nutzen, entstehen Fragen, die jemand beantworten muss: Darf ich dieses Tool verwenden? Darf diese Kundenanfrage hinein? Wer hat die Schulung schon gemacht?

Ein fester Ansprechpartner lohnt sich besonders, wenn …

• mehrere KI-Tools im Einsatz sind oder regelmäßig neue dazukommen,
• Mitarbeiter mit Kunden-, Beschäftigten- oder Gesundheitsdaten arbeiten,
• Kunden fragen, wie Sie KI einsetzen,
• Sie einen KI-Chatbot oder KI-Inhalte nach außen einsetzen, die nach Art. 50 KI-Verordnung zu kennzeichnen sind,
• ein Betriebsrat beteiligt ist,
• KI in sensiblen Bereichen wie der Personalauswahl geplant ist; dort gelten ab dem 02.12.2027 Hochrisiko-Pflichten.

In Kleinstbetrieben übernimmt das meist der Inhaber selbst, ganz ohne Titel. Hauptsache, alle wissen, an wen sie sich wenden.

In einem Handwerksbetrieb kann das so aussehen: Die Büroleiterin ist Ansprechpartnerin für KI. Sie führt die Tool-Liste, gibt neue Tools nach Rücksprache mit der Geschäftsführung frei und hält fest, wer an welcher Schulung teilgenommen hat. Fragen aus der Werkstatt gehen an sie und nicht mehr in den Gruppenchat. Mehr Struktur braucht es dort zunächst nicht.

Was der KI-Ansprechpartner konkret tut

Zur Rolle gehören typischerweise diese Aufgaben.

• Eine Übersicht führen, welche KI-Tools freigegeben sind, mit welchem Konto, wofür und mit welchem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Neue Tools vor der Freigabe prüfen: Gibt es einen Business-Tarif, werden Eingaben zum Training genutzt, wo werden die Daten gespeichert, und wofür soll das Tool eingesetzt werden?
• Die KI-Richtlinie aktuell halten und dem Team verständlich erklären. Wie eine solche Richtlinie aufgebaut ist, zeigt unser Artikel zur KI-Richtlinie mit Muster-Gliederung.
• Schulungen organisieren und festhalten, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Die EU-Kommission nennt dafür interne Aufzeichnungen, ein Zertifikat braucht es nicht.
• Fragen der Mitarbeiter beantworten, Fehler und mögliche Datenpannen aufnehmen und an die Geschäftsführung oder den Datenschutzbeauftragten weitergeben.
• Neue Pflichten, Fristen und Tool-Funktionen im Blick behalten. Dabei hilft der kostenlose KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur.
• Die Geschäftsführung regelmäßig kurz informieren. Die Gesamtverantwortung bleibt bei ihr.

Rechtsberatung gehört nicht dazu. Bei arbeits- oder datenschutzrechtlichen Einzelfragen brauchen Sie Fachleute.

Interne, externe oder kombinierte Lösung?

Für die Rolle gibt es drei Wege. Welcher passt, hängt von Ihrer Teamgröße, Ihren Tools und dem vorhandenen Wissen ab.

Für die kombinierte Lösung gibt es bei uns die laufende KI-Begleitung. Den Umfang stimmen wir individuell mit Ihnen ab. Alle Formate finden Sie unter Pakete und Preise. Wenn Sie die Rolle erst in Ruhe besprechen möchten, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.

Mit welchem Aufwand müssen KMU rechnen?

Zum Start gehören eine Bestandsaufnahme der genutzten Tools, eine kurze KI-Richtlinie, eine Schulung für jede Rolle und die Dokumentation. Das ist ein überschaubares Projekt, kein Dauerprogramm.

Im laufenden Betrieb prüfen Sie neue Tools, weisen neue Mitarbeiter ein und sehen Richtlinie und Tool-Übersicht regelmäßig durch, zum Beispiel halbjährlich.

Wie viel Zeit das konkret kostet, hängt vor allem davon ab, wie viele Tools Sie einsetzen und wie sensibel Ihre Daten sind. In kleinen Betrieben ist die Rolle typischerweise eine Nebenaufgabe, keine eigene Stelle.

Als Solo-Selbstständiger sind Sie Ihr eigener KI-Ansprechpartner. Eine einseitige Mini-Richtlinie und ein kurzer Nachweis über Ihre eigene Weiterbildung sind eine gute Grundlage.

Was AI-Officer-Kurse und Zertifikate leisten

Kammern, Prüforganisationen, Verbände und private Akademien bieten Lehrgänge zum „KI-Beauftragten“, „AI Officer“ oder „KI-Manager“ an. Diese Bezeichnungen sind in der KI-Verordnung nicht geregelt; Inhalte, Umfang und Prüfung unterscheiden sich je nach Anbieter.

Was ein guter Kurs leisten kann

• einen strukturierten Überblick über KI-Grundlagen, Rollen und Risikoklassen der KI-Verordnung, Datenschutz und Urheberrecht,
• Vorlagen und Methoden für Richtlinie, Tool-Übersicht und Schulungskonzept,
• Austausch mit anderen Teilnehmern,
• einen Nachweis über die Weiterbildung der Person, der in Ihre Dokumentation einfließen kann.

Was ein Zertifikat nicht leistet

• Es erfüllt keine gesetzliche Pflicht, denn ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben.
• Es ersetzt nicht die Schulung der Menschen, die KI tatsächlich nutzen, und genau darauf zielt Art. 4.
• Es ersetzt keine Rechtsberatung und passt nicht automatisch zu Ihren Tools und Abläufen.
• Es veraltet. Der KI-Omnibus hat 2026 wesentliche Regeln geändert, achten Sie deshalb bei jedem Kurs auf den aktuellen Stand.

Prüfen Sie vor der Buchung: Ist der Inhalt auf dem Stand nach dem KI-Omnibus? Gibt es praktische Übungen mit Tools, die Sie nutzen? Wer unterrichtet, mit welchem Hintergrund? Wie viel Zeit bleibt für Ihre eigenen Fragen?

Für Art. 4 zählt die Kompetenz der Menschen, die KI im Alltag nutzen. Deshalb lohnt sich für die meisten Teams eher eine Schulung aller Beteiligten an ihren eigenen Aufgaben als ein Zertifikat für eine einzelne Person. Wie das aussehen kann, zeigen unsere KI-Workshops für Unternehmen.