Eigenen KI-Assistenten erstellen: Custom GPT, Gem & Co.

Was ist ein eigener KI-Assistent?

Ein eigener KI-Assistent ist eine gespeicherte Einstellung in einem KI-Chatbot. Sie legen einmal fest, wie der Chatbot eine bestimmte Aufgabe erledigen soll, und geben ihm Beispiele und Unterlagen mit. Jeder neue Chat mit dem Assistenten startet dann mit diesem Wissen, Sie müssen den langen Prompt nicht jedes Mal neu eintippen.

Das KI-Modell selbst wird dabei nicht neu trainiert. Der Assistent nutzt dasselbe Sprachmodell wie der normale Chat, bekommt aber zusätzlich Ihre Anweisungen und Ihr Material, ähnlich einer Einarbeitungsmappe für eine neue Kollegin.

Jeder Anbieter nennt das anders. In ChatGPT gibt es Projekte, Skills und Plugins, in den Business-Tarifen außerdem Workspace-Agenten. Die bekannten Custom GPTs werden eingestellt. Google Gemini nennt seine Assistenten Gems und stellt sie derzeit auf Skills um. In Microsoft Copilot heißen sie Agenten und entstehen im Agent Builder.

Wann lohnt sich ein eigener Assistent?

Ein Assistent lohnt sich, wenn eine Aufgabe regelmäßig wiederkehrt und jedes Mal ähnlich abläuft. Eine einfache Faustregel: Wenn Sie denselben Prompt zum dritten Mal schreiben, lohnt sich ein Assistent. Gute Kandidaten erkennen Sie an diesen Merkmalen:

• Die Aufgabe fällt mindestens wöchentlich an, oft bei mehreren Personen im Team.
• Eingang und Ergebnis haben eine feste Form, zum Beispiel Stichpunkte rein, fertiger Text raus.
• Sie wissen genau, wie ein gutes Ergebnis aussieht: Aufbau, Ton, Pflichtangaben und Formulierungen, die Sie nicht möchten.
• Das nötige Wissen passt in wenige Dokumente.

Weniger geeignet sind einmalige Aufgaben, Entscheidungen mit rechtlicher Tragweite und Fälle, die tagesaktuelle Daten aus Ihren Programmen brauchen. Dafür eignet sich eher eine Automatisierung, mehr dazu unter Prozessoptimierung mit KI.

Eigenen KI-Assistenten erstellen: Schritt für Schritt am Beispiel Exposé

Am Beispiel eines Exposé-Assistenten sehen Sie, wie Sie vorgehen. Die Schritte funktionieren bei allen Anbietern gleich, nur die Menüs heißen anders. Weitere Ideen für Maklerbüros finden Sie auf der Seite KI für Immobilienmakler.

Schritt 1: Aufgabe und Ergebnis festlegen

Beschreiben Sie zuerst in zwei Sätzen, was hineingeht und was herauskommen soll. Für den Exposé-Assistenten heißt das: Sie geben Stichpunkte aus der Objektaufnahme ein, der Assistent liefert einen Exposé-Text mit Überschrift, Einleitung und den Abschnitten Lage, Objekt, Ausstattung und Sonstiges. Angaben, die aus Unterlagen stammen sollten, etwa aus dem Energieausweis, markiert er als Platzhalter, statt sie zu schätzen.

Schritt 2: Die Anweisungen schreiben

Von den Anweisungen hängt am meisten ab. Mit fünf Bausteinen, die weiter unten genauer erklärt sind, könnten sie für das Exposé so aussehen:

Beschreiben Sie konkret, was der Assistent tun soll, und legen Sie keine langen Verbotslisten an. Das empfiehlt auch OpenAI. Bei Microsoft dürfen die Anweisungen eines Agenten bis zu 8.000 Zeichen lang sein, meist genügt eine Seite.

Schritt 3: Beispiele und Vorlagen hinzufügen

Beispiele zeigen oft besser als jede Beschreibung, was Sie erwarten. Legen Sie zwei oder drei Ihrer besten Exposé-Texte bei, bereinigt um Namen, Adressen und andere persönliche Angaben, dazu eine kurze Liste mit erwünschten und unerwünschten Formulierungen. Auch Google rät bei Skills, konkrete Beispiele für die erwartete Ausgabe mitzugeben.

Schritt 4: Wissen hochladen

Als Wissen bzw. Projektdateien hinterlegen Sie Unterlagen, auf die der Assistent zurückgreifen soll: etwa Ihren Stilleitfaden, Textbausteine zu Ihren Leistungen und allgemeine Beschreibungen der Stadtteile, in denen Sie tätig sind. Gut lesbare Textdateien funktionieren besser als Dokumente mit komplexem Layout, darauf weist auch OpenAI hin. Nicht hinein gehören Eigentümer- und Interessentendaten, Grundbuchauszüge, Mieterlisten oder Verträge.

Schritt 5: Testen und nachschärfen

Testen Sie den Assistenten mit drei bis fünf echten, aber anonymisierten Fällen, bevor Sie ihn im Team nutzen. Beim Erstellen von GPTs, Gems und Copilot-Agenten gibt es dafür eine Vorschau bzw. Testansicht. Prüfen Sie jedes Ergebnis gegen die Unterlagen: Stimmen Wohnfläche, Zimmerzahl und Baujahr? Tauchen erfundene Merkmale auf? Wenn etwas nicht passt, verbessern Sie zuerst die Anweisungen oder ergänzen ein Beispiel. Heben Sie die Testfälle auf, dann können Sie nach jeder Änderung vergleichen.

Zwei weitere Beispiele

Angebotsassistent im Handwerk

Ein Elektro- oder SHK-Betrieb spricht nach dem Kundentermin seine Notizen ins Handy. Der Angebotsassistent macht daraus einen sauberen Angebotstext mit Leistungsbeschreibung in Ihren Worten und einer Liste offener Fragen an den Kunden.

In die Anweisungen gehören der Aufbau Ihrer Angebote, Ihre Fachbegriffe und der Ton, den Sie gegenüber Privat- und Gewerbekunden anschlagen. Als Wissen hinterlegen Sie Standard-Leistungsbeschreibungen und Textbausteine, aber keine Kundendaten. Preise und Mengen darf der Assistent nicht erfinden. Die Kalkulation bleibt in Ihrer Handwerkersoftware, der Assistent liefert nur den Text.

Weitere Anwendungsfälle zeigt die Seite KI im Handwerk.

Antwortassistent für Mieteranfragen

In einer Hausverwaltung kommen täglich ähnliche Anfragen herein: defekte Heizung, Fragen zur Nebenkostenabrechnung, verlorener Schlüssel. Der Antwortassistent ordnet die Anfrage ein und entwirft eine freundliche Antwort mit den nächsten Schritten.

Die Anweisungen beschreiben die Kategorien der Anfragen, Ihren Ablauf je Kategorie sowie Ton und Grußformel. Als Wissen dienen allgemeine Abläufe, Erreichbarkeiten und Musterantworten, Mieterlisten haben darin nichts zu suchen. Der Assistent gibt keine Rechtsauskünfte zum Mietrecht und sagt weder Kosten noch Fristen zu. Er schreibt nur Entwürfe, abgeschickt wird die Antwort von einem Menschen.

Mieter-E-Mails enthalten personenbezogene Daten. Ersetzen Sie Namen, Adressen und Wohnungsnummern durch Platzhalter und nutzen Sie ausschließlich eine Firmenlizenz. Mehr Beispiele unter KI in der Hausverwaltung.

Gute Anweisungen schreiben: Rolle, Aufgabe, Format, Ton, Grenzen

Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von den Anweisungen ab. Diese fünf Bausteine helfen, nichts Wichtiges zu vergessen:

Dazu drei Tipps aus den Hilfeseiten der Anbieter:

• Gliedern Sie die Anweisungen mit Überschriften oder Aufzählungen und beschreiben Sie mehrstufige Abläufe nach dem Muster „Wenn X, dann Y“.
• Halten Sie die Anweisungen kurz und auf die eine Aufgabe bezogen.
• Lassen Sie sich helfen: ChatGPT, Gemini und Copilot können Anweisungen im Gespräch mit Ihnen entwerfen. Prüfen Sie den Entwurf trotzdem Zeile für Zeile.

Plattformen im Vergleich (Stand Oktober 2026)

Die Übersicht zeigt, wie drei große Anbieter eigene Assistenten umsetzen. Sie ist keine Empfehlung für ein bestimmtes Werkzeug. Preise und Business-Tarife vergleicht der Artikel ChatGPT, Copilot oder Gemini?

Quelle: Hilfeseiten der Anbieter, abgerufen am 07.10.2026 (siehe Quellenliste). Funktionen und Tarife ändern sich häufig, es gilt der aktuelle Stand beim Anbieter.

Datenschutz: Was nicht in den Assistenten gehört

Ein Assistent ist schnell gebaut und schnell geteilt. Legen Sie deshalb vorher drei Regeln fest.

1. Keine personenbezogenen Daten hochladen

Wissensdateien stehen allen zur Verfügung, die den Assistenten nutzen dürfen. Laut Google sind Anweisungen und Dateien eines geteilten Gems für alle Nutzer mit Zugriff einsehbar, laut Microsoft hat jeder mit Zugriff auf einen Agenten auch Zugriff auf die Informationen in dessen hochgeladenen Dateien. Laden Sie deshalb keine Kunden-, Mieter- oder Personaldaten hoch und arbeiten Sie mit Platzhaltern.

2. Nur mit Firmenlizenz arbeiten

Nutzen Sie für Firmenaufgaben ein Firmenkonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, keine privaten Konten. Inhalte aus ChatGPT Business und Enterprise verwendet OpenAI standardmäßig nicht zum Training, bei privaten Konten dagegen schon, wenn die Einstellung zur Modellverbesserung aktiv ist. Mehr dazu im Artikel ChatGPT und Datenschutz.

3. Assistenten im Team freigeben

Legen Sie fest, wer Assistenten für das Team erstellen darf und wer sie vor dem Teilen prüft. Führen Sie eine kurze Liste: Welche Assistenten gibt es, wer pflegt sie, welche Dateien stecken darin? In den Business-Tarifen steuern Administratoren das Teilen über Rollen und Berechtigungen. Diese Regeln gehören in Ihre KI-Richtlinie.

Grenzen: Halluzinationen und Prüfpflicht

Auch der beste Assistent kann Fakten erfinden. Fachleute sprechen von Halluzinationen: Der Text klingt überzeugend, ist aber falsch. Microsoft schreibt in seiner Dokumentation, dass KI-Antworten nicht garantiert zu 100 % korrekt sind und vor der Weitergabe geprüft werden sollten. Wissensdateien senken dieses Risiko, schließen es aber nicht aus. Daraus folgen drei Regeln:

• Alles, was an Kunden, Behörden oder die Öffentlichkeit geht, liest vorher ein Mensch gegen. Beim Exposé sind das vor allem Zahlen und Merkmale.
• Der Assistent kennt nur, was in seinen Dateien steht oder was er im Web findet. Jeder Assistent braucht deshalb eine Person, die Preislisten und Textbausteine aktuell hält.
• Bewahren Sie Anweisungen, Beispiele und Wissensdateien zusätzlich in einem eigenen Ordner auf. Wie schnell sich Formate ändern, sehen Sie gerade an Custom GPTs und Gems. Mit einer eigenen Kopie ziehen Sie zügig um.

Antwortet ein Assistent direkt Ihren Kunden, etwa als Chatbot auf der Website, kommen Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung hinzu, zum Beispiel der Hinweis, dass Kunden mit einer KI kommunizieren. Mehr dazu unter KI sicher und rechtskonform nutzen.

Checkliste: So starten Sie

1. Eine wiederkehrende Aufgabe auswählen, die mindestens wöchentlich anfällt.
2. Zwei bis drei gelungene Beispiele sammeln und anonymisieren.
3. Anweisungen nach Rolle, Aufgabe, Format, Ton und Grenzen schreiben.
4. Nur unbedenkliche Unterlagen als Wissen hochladen.
5. Mit drei bis fünf echten Fällen testen und nachschärfen.
6. Im Team freigeben, eine verantwortliche Person benennen und eine Kopie der Anweisungen sichern.

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